المحاسب مسعد بشير يقدم روشتة لتطوير العمل باقسام التحصيل والشئون التجارية بشركات توزيع الكهرباء

بشير : الطريقة اليدوية المتبعة حاليا في التحصيل لا تساعد في حصر المبالغ الناقصة وصعوبة الاستعلام عن الحسابات المدينة

التحصيل بالباركود يهدف لضبط قوائم التحصيل ورقابة المحصل يوميا ويقضي علي ظاهرة فروق التوريد

الباركود يستطيع ربط جميع الادارات التجارية من خلال شبكة VPN التي تم اصدار امر التوريد لها

الدراسة توفر مبالغ طائلة يتم صرفها علي ورق التصوير والأحبار وإهلاك الطابعات والدرامات

توفير جزء كبير من العمالة المطلوبة سواء في مراجعة التحصيل أو مراجعة الإيرادات أو الحسابات

وليد البهنساوي

قدم الخبير التجارى المحاسب مسعد بشير المسئول التجارى بشركة شمال القاهرة لتوزيع الكهرباء دراسة وافية عن تطوير ادارات واقسام التحصيل والتجارى بشركات توزيع الكهرباء وخلال البحث العلمى الذى قدمه بشير فقد تصمن عدة محاور اساسية لاطلاق العمل بالشئون التجارية والحد من اخطاء الحسابات وفيما يلى نص دراسة الخبير التجارى :

الوضع الحالي بالإدارة

تعمل شركة شمال القاهرة لتوزيع الكهرباء في مجال بيع وتوزيع الكهرباء على المشتركين سواء على الجهد المنخفض أو المتوسط وتخدم بعض المناطق بمحافظة القاهرة والقليوبية وحلوان وذلك من خلال 35 إدارة تجارية وشبكات .
تقوم الشركة بتحصيل قيمة الاستهلاكات من المشتركين من خلال أقسام التحصيل بالإدارات التجارية .
يتم العمل حاليا بأقسام التحصيل بالإدارات التجارية بالطريقة اليدوية وفقا للخطوات التالية :
قيام رئيس قسم التحصيل بوضع التشغيل اليومي لجميع المحصلين التابعين له.
يقوم بتسليم يومية التشغيل الخاصة بالمحصلين لغرفة الحاسب لطابعة هذه القوائم.
تقوم وحدة الحاسب الخاصة بالتحصيل بتسليم تلك القوائم للسيد رئيس قسم التحصيل .والذي يقوم بدوره بتوزيعها علي السادة المراجعين .
يقوم كل مراجع بمراجعة الإيصالات على القوائم ومطابقتها ويقوم بدوره بتسليمها للمحصل بعد توقيعه بالاستلام على قوائم التحصيل .
في نهاية اليوم يعود المحصل للإدارة ويقوم بمراجعة الإيصالات المحصلة والمرتدة من التحصيل علي القوائم التي قام بالاستلام عليها صباحا والتي عادة ما يكون بها أخطاء سواء عند الجمع أو تسجيل الإيصالات المحصلة علي القوائم وبالتالي ظهور فروق توريد بالزيادة أو النقص.
من خلال القائمة يقوم بتجميع الإيصالات المحصلة أثناء اليوم ويقوم بمطابقتها علي النقدية التي معه ثم يقوم بتوريد تلك النقدية للخزينة والتي تقوم بإعطاؤه إيصال توريد بالقيمة المسلمة له.
يقوم المحصل بتسليم الإيصالات المرتدة والقوائم الخاصة بها لمراجع التحصيل الذي يقوم بدوره بمراجعتها وتسجيلها في سجل المحصلين وتسليمها لقسم مراجعة الإيرادات.
يقوم قسم مراجعة الإيرادات حصر توريدات جميع المحصلين وحساب فروق التوريد سواء بالزيادة أو النقص لعمل يومية الإيراد الإجمالي للإدارة ككل .
يقوم قسم مراجعة الإيرادات بتسليم القوائم الخاصة بالمحصلين لتسجيلها على الحاسب بما يفيد التحصيل . وإذا ظهر عطل ما في النت يتوقف العمل بقسم الحاسب لحين انتظامه مره أخري. وكذلك تسليم يومية الإيراد العام للحسابات الإجمالية بالإدارة .
يتم استخراج كشف من مركز الاصدار يوميا لما تم تسجيله ويتم مراجعته بمعرفة قسم الحسابات وتحديد الأخطاء وتعديلها .
ويستمر العمل طوال أيام الشهر حتى نهايته لتقوم وحدة الحسابات في نهاية كل شهر بعمل جرد علي جميع المراجعين ومطابقته على المتأخرات لحصر قيمة النواقص الخاصة بكل مراجع.
استخراج أرصدة الحسابات والمتأخرات بكل إدارة تجارية .

المخاطر والعيوب

صعوبة السيطرة والقضاء علي الفروق والنواقص التي تظهر دوريا.
عدم توفير البيانات بسهولة ويسر في ظل النظام اليدوي .
عدم دقة المعلومات المستخرجة يدويا.
ظهور فروق توريد يومية نتيجة لأخطاء الجمع اليدوي أو تسجيل قيم محصلة بغير القيمة الحقيقة لها .
صعوبة حصر المبالغ الناقصة يوم بيوم مما يتيح فرصة لتلاعب المحصل والمراجع.
أصبحت وظيفة مراجعة التحصيل وظيفة طاردة للعمالة نظرا لكثرة النواقص والفروق.
صعوبة الاستعلام عن الحسابات المدينة لعدد معين من الشهور في المناطق أو في جميع المناطق

مقترح التحصيل بالباركود

تصميم برنامج بمعرفة ادارة النظم بالتوافق مع الادارات التجارية علي أن يتم ربط جميع الادارات التجارية من خلال شبكة VPN التي تم اصدار امر التوريد لها .

الفكرة قريبة جدا مما يحدث في جميع المحلات التجارية وهي التحصيل بالبار كودو يكون الهدف منه ضبط قوائم التحصيل ورقابة المحصل يوميا وتوريده للمبالغ المحصلة بدون فروق.

مميزات الاقتراح:

القضاء علي ظاهرة فروق للتوريد يوميا والقضاء عليها نهائيا .
إمكانية إجراء الجرد الشهري في اليوم التالي مباشرة للانتهاء من التحصيل.
سرعة ضبط يومية الإيراد العام وبالتالي توفير البيانات بسهولة ويسر .
سهولة متابعة المحصلين يوميا عن طريق التقارير المستخرجة من الحاسب بما يفيد قيمة المسلم وقيمة المحصل ونسبة التحصيل الخاصة به .
انتهاء الجرد السنوي واستخراج الارصدة في اليوم التالي طبقا لملاحظات الجهاز المركزي
يمكن من خلال البرنامج استخراج بيانات للحسابات المدينة لأكثر من عدد معين من الشهور في جميع المناطق.
توفير جزء كبير من العمالة المطلوبة سواء في مراجعة التحصيل أو مراجعة الإيرادات أو الحسابات . وإجراء تدريب تحويلي لهم وإلحاقهم بأعمال أخري.
أمكانية حفظ البيانات لشهور التحصيل والتي يمكن من خلالها الاستدلال عن شهور الإصدار وقيمتها وتاريخ توريدها واسم المحصل الذي قام بالتحصيل .
توفير مبالغ طائلة يتم صرفها علي ورق التصوير والأحبار وإهلاك الطابعات والدرامات

خطة التنفيذ والجدول الزمني :

رصد الميزانية المحددة لوضع برنامج خاص بالتحصيل.
تكليف أحد ادارة النظم لوضع البرنامج.
التنسيق بين الادارات التجارية وإدارة النظم بالشركة .
تدريب العمالة اللازمة للعمل علي البرنامج
تجربة البرنامج بعد إعداده بأحد الإدارات الصغيرة .
تقييم التجربة واكتشاف العيوب إن وجدت .
تطبيق النظام علي باقي الإدارات.
إجراء تدريب تحويلي للعمالة المتوفرة من تطبيق النظام والاستفادة منهم في أماكن أخري.
يمكن الانتهاء من هذا النظام في خلال عام وتعميمه علي باقي الإدارات.

شرح لفكرة البرنامج

الفكرة قريبة جدا مما يحدث في جميع المحلات التجارية وهي التحصيل بالبار كود يكون الهدف منه ضبط قوائم التحصيل ورقابة المحصل يوميا وتوريده للمبالغ المحصلة بدون فروق.
تقوم الفكرة علي أساس ومن خلال طباعة باركود علي كل فواتير الادارات وتدعيم وحدات المراجعه والتحصيل بقارئ بار كود وأن يتم تدعيم وحدات المراجعه بالإدارات التجارية بأجهزة حاسب آلي للمراجعين أصحاب العهد وهي موجودة بالفعل في غرف تحديث التحصيل .
تقوم ادارة النظم بالشركة بربط اجهزة مراجعي التحصيل بالسيرفير الرئيسي لمركز الاصدار من خلال شبكة VPN واستقباله علي اجهزة الحاسب .
من خلال شاشة رئيسية يتم اعدادها يقوم مراجع التحصيل بتسجيل البيانات الاساسية التالية :
ادخال اسم المستخدم.
ادخال كلمة السر الخاصة بالمراجع.
يتم بعدها الدخول للشاشة التالية وبياناتها كما يلي :
التحصيل.
الخزينة.
مراجعة الايرادات.
الحسابات.
الحسابات الاجمالية.
الشئون المالية .
التقارير.

اولا : التحصيل :

شاشة التحصيل وتشتمل علي القائمة التالية:
تشغيل المحصل.
التحصيل المكتبي.
السحب والتعديل.
حملات التراكمات .
تشغيل المحصل واستلام الفواتير
عند الضغط في الشاشة الرئيسية علي اختيار التحصيل تفتح شاشة تحتوي علي :
ادخال تاريخ اليوم .
ادخال كود الادارة .
اختيار اسم المحصل.
ادخال رقم المنطقة .
ادخال يوميات المنطقة .
بمجرد الضغط علي مفتاح الادخال ننتقل لشاشة التالية والتي موضح بها الاختيارات السابقة للمنطقة واليوميات واسم المحصل .
يتم مراجعة الفواتير علي القائمة الموضحة بالشاشة بقارئ الباركودوتسليمها للمحصل من طرف مراجع التحصيل.
ليقوم المحصل من خلال كلمة سر خاصة به بمراجعة الفواتير المسلمة له من خلال الشاشة السابقة و التي تظهر امامة من خلال شاشات بغرفة التحصيل (او قارئ الباركود).
بعد انتهاء المراجعه يقوم المحصل بالضغط علي مفتاح الادخال بما يفيد اتمام المراجعة وعلي الفور يتم طباعة تقرير موضح به عدد الفواتير المسلمة للمحصل قديم وجديد وقيمة كل منهما .
يقوم المحصل بالتوقيع علي هذا التقرير بما يفيد استلامه للفواتير مع توقيع رئيس المراجعة و رئيس التحصيل و مراجع التحصيل .

تحديد ما تم تحصيله بعد انتهاء عمل المحصل

قيام المحصل من خلال كلمة السر الخاصة به بتسجيل الفواتير المرتدة من الفواتير المسلمة له والمحصل من خلال قارئ الباركود واختياره تحصيل نقدي او تحصيل بشيكات.
تسليم الفواتير للمراجع للقيام بمراجعه المرتد من الفواتير المسلمة.
فور الضغط عل مفتاح الادخال بإتمام مراجعه الفواتير المرتدة يتم طباعة فيشه توريد باسم المحصل مسجل بها المبلغ المطلوب توريده للخزينة .
في نفس توقيت طباعة فيشة التوريد تظهر من خلال شاشة الخزينة اسم المحصل والمبلغ المطلوب توريده . وفي حالة التوريد بشيكات يتم طباعة فيشة اخري موضحا فيها مبلغ الشيك ورقمه ورقم الحساب الخاص به يقوم المراجع بإدخال هذه البيانات و تظهر لحظياً في نفس الوقت بشاشة صراف الخزينة.
قيام المحصل توضيح فئات النقدية داخل فيشه التوريد ومطابقة أجمالياتها للمبلغ المطلوب توريده .
تسليم فيشة التوريد لصراف الخزينة والذي يقوم بمراجعه النقدية ومطابقتها بالمبلغ المطلوب توريد .
عند الضغط علي مفتاح الادخال بتمام التوريد يتم طباعة ايصال استلام النقدية من اصل وصورتين يتم تسليم المحصل صورة والاحتفاظ بصورة بالخزينة وتسليم الصورة الثالثة لمراجعه الايرادات.
في نفس لحظة الضغط علي مفتاح الادخال تظهر من خلال شاشة مراجعه الايرادات اسم المحصل والمبلغ المورد وعدد القديم المحصل وقيمته وعدد الجديد المحصل وقيمته وعدد المحصل من النظافة وقيمته وذلك من خلال يومية الايراد.

التحصيل المكتبي :

عند حضور المشترك للسداد داخل الادارة يقوم المحصل المكتبي بتسجيل مراجع الحساب للمشترك المطلوب له السداد.
يظهر ذلك في شاشة المراجع صاحب العهده للمراجع المذكورة فيقوم بالضغط علي مفتاح الادخال لتظهر المديونية امام المحصل المكتبي للعرض علي المشترك للسداد.
بمجرد الاشارة علي الايصال بعلامة السداد يعتبر ذلك بمثابة استلام للفواتير ويقوم بطباعة ايصال للمشترك بما يفيد السداد .
وهكذا يتم العمل حتى نهاية اليوم يقوم المحصل المكتبي بالضغط علي طباعة فيشة التوريد ويقوم بتوريد المبلغ المدون بها والذي ظهر في نفس الوقت بالخزينة العامة.

السحب والتعديل :

في حالة طلب اي جهة سحب فاتورة لإجراء تعديل نتيجة خطأ ما وذلك بناء علي مذكرة سحب معتمده من الجهة طالبة السحب ومدير الادارة والمدير العام .
من خلال شاشة السحب والتعديل يتم تحديد الايصالات المطلوب سحبها وتسجيلها من خلال هذه الشاشة والتي تظهر مباشرة في قسم الاصدار .
بمجرد الاشارة عليها بما يفيد السحب يعتبر بمثابة استلام للفواتير المطلوب سحبها.
يتم ارفاق اصل الفواتير ضمن مذكرة السحب لإجراء التعديلات اللازمة عليها .
لا تظهر هذه الفواتير ضمن عهدة المراجع إلا بعد تعديلها وإضافتها .
حملة التراكمات :
من خلال هذه الشاشة يتم تحد الفواتير المطلوب خروجها لحملة التراكمات .
تسليم تلك الفواتير لحملة التراكمات بعد مراجعتها والتأكيد علي صحة المراجعه وطباعة ورقة تفيد بالفواتير المسلمة عدد جديد وقديم وقيمة كل منهم .
توقيع القائم بالحملة علي الورقة بالاستلام,
عند عودته يتم اتخاذ نفس الخطوات التي تمت مع محصل المرور سابقا.

عند انتهاء العمل في نهاية اليوم بعد توريد اخر محصل

قيام رئيس التحصيل من خلال كلمة سر خاصة به بالدخول لقائمة التقارير وطباعة تقارير نهاية اليوم وهي :
تقرير بأعمال قسم التحصيل في اخر اليوم موضحا به اسماء المحصلين وما تم تحصيله بمعرفة كل محصل قديم وجديد ونظافة وإجمالي التوريد في نهاية اليوم .
تقرير بالتحصيل المكتبي.
تقرير بالتحصيل من خلال منافذ فوري.
تقرير بالتحصيل من خلال النت .
نسب كل محصل و المتبقي من صادرة و النسبة العامة للإدارة.

ثانيا : الخزينة العامة :

شاشة الخزينة العامة وتشتمل علي القائمة التالية .
طباعة ايصال التوريد
محصل
سرقات
اشتراكات
شيكات
شيك مرتد
زينة
عداد مؤقت
صراف خزينة.
طباعة كشف الايراد اليومي.
طباعة قسيمة توريد الشيكات .
طباعة قسيمة توريد النقدية .
تسجيل بيانات التوريد للخزينة العامة والبنك .
طباعة تقرير الشيكات الواردة .
تسجيل بيانات الشيكات المرتدة .
قائمة البلاك لست.
من خلال كلمة السر الخاصة بكل صراف خزينة وقيامة بالانتهاء من اعماله الموضحة سابقا باستلام النقدية والشيكات الموردة من المحصلين من خلال الشاشة الخاصة به .
في نهاية اليوم يقوم بطباعة تقارير نهاية اليوم وهي :
كشف التوريد اليومي موضحا به اسم المحصل والنقدية الموردة .
كشف التوريد اليومي موضحا به اسم المحصل والشيكات الموردة.
قسيمة توريد للبنك موضحا به اجمالي المبلغ المطلوب توريده.
قسيمة توريد للشيكات موضحا به مفردات الشيكات وقيمتها والإجمالي للشيكات المطلوب توريدها للخزينة العامة .
بعد التوريد للبنك او الخزينة العامة يتم تسجيل رقم قسيمة الايداع علي يومية الايراد.